Tuesday, 24 October 2017
Tecnologia

Lettura ottica: così milioni di documenti sono stati sottratti all’oblio

Il XXI secolo è ormai iniziato da quasi un ventennio ma il passaggio dai sistemi cartacei a quelli digitali è tutt’altro che completato in moltissimi enti pubblici e privati. La nuova documentazione, ma non mancano casi in cui non si è arrivati neppure a questo, vengono introdotti in maniera digitale ma quando si tratta di pescare nel passato non mancano i problemi.

Pensiamo ai comuni, ma anche ai certificati di nascita e matrimonio, ad aziende con storie centenarie, a fondazioni, biblioteche e chi più ne ha ne metta. La volontà c’è ma spesso non si hanno i fondi per trasferire così tanto materiale cartaceo in archivi digitali. Fortuna che da anni esistono dei sistemi di lettura ottica estremamente efficaci, in grado di elaborare in poco tempo una grande quantità di documenti.

lettura otticaDeve comunque esserci alla base una selezione umana, qualcuno insomma che faccia ordine tra documenti di diversi dimensioni o materiali. I sistemi più comuni, infatti, di solito funzionano più o meno così: le immagini acquisite da uno speciale scanner vengono poste in visione a scorrimento sullo schermo per individuare eventuali disallineamenti dei moduli (documenti piegati, illeggibili, ecc.).

Se le immagini sono state catturate in modo soddisfacente, si procede con la lettura sommaria dei moduli, fase questa che permette di “riconoscere” la tipologia dei vari documenti, identificando il loro codice univoco assegnato dall’applicativo in fase di disegno. Il riconoscimento dei documenti può essere facilitato organizzando la scansione per grandi categorie di modulistica, ad esempio moduli della stessa dimensione e/o tipologia (appartenenza ad uno stesso studio oppure ad uno stesso formato: fronte/retro, A3, ecc.).

L’accuratezza e la complessità delle istruzioni impartite nella fase di “controllo” aumentano la capacità dell’applicativo di svolgere automaticamente un numero elevato di verifiche, procedendo, in fase di lettura, all’applicazione sul modulo di quelle regole, opzioni, impostazioni predefinite dall’operatore nella fase di costruzione dei controlli.

Naturalmente i documenti una volta acquisiti non vengono automaticamente archiviati ma sottoposti a un sistema di controllo visivo che consente la correzione delle parti confuse o inesatte. Si tratta di un sistema in effetti già esistente da tempo ma all’inizio il funzionamento non era ottimale e i disagi erano superiori ai vantaggi.

Con l’avvento del sistema ocr e simili, invece, gli standard sono stati subito elevatissimi. Sono così arrivati i primi investimenti importanti da parte delle aziende, come ad esempio datisis.it, che hanno subito capito la valenza dell’innovazione. Il sistema di lettura ottica di documenti è nato infatti proprio dall’esigenza di “processare”, ovvero acquisire ed immagazzinare, i dati contenuti in un numero molto elevato di moduli, di vario tipo e formato, in tempi “ragionevolmente brevi” di lavorazione e in maniera chiara.

Non semplicemente un passaggio dal cartaceo al digitale ma un sistema intuitivo tramite il quale trasferire velocemente ingenti quantità di dati poi facilmente ricercabili tramite un apposito sistema di archiviazione veloce e preciso. Oggi questa rivoluzione è una realtà e alle caratteristiche di velocità si abbinano anche quelle di qualità, intuitività e facilità di utilizzo del materiale digitalizzato.

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